Integritetspolicy

 

Introduktion

Från den 25 maj 2018 trädde en ny EU-förordning, GDPR (General Data Protection Regulation), i kraft och ersätter personuppgiftslagen (PUL). GDPR är en skärpning av personuppgiftsskyddet och resultatet av de nya reglerna innefattar förändrade krav på hur personuppgifter måste, kan, får och bör hanteras. Förordningen syftar till att stärka skyddet för den personliga integriteten. Det innebär en större tydlighet kring dina rättigheter som registrerad hos oss på Hunter & Tailor och vårt ansvar som personuppgiftsansvariga i samband med behandling av dina personuppgifter. Vi har alltid sett det som en viktig uppgift att skydda de personuppgifter som vi behandlar, men de nya reglerna ställer än högre krav. Det tycker vi är bra!

Inom ramen för vår verksamhet behandlar vi en rad personuppgifter som du har lämnat ut själv i något samtal med oss eller som vi har inhämtat till vårt rekryteringssystem via vår hemsida. Vi på Hunter & Tailor tycker att din personliga integritet är en viktig fråga och vi arbetar hårt för att skydda dina personuppgifter. Genom denna integritetspolicy vill informera dig som registrerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.

I integritetspolicyn redogör vi för vilka personuppgifter som behandlas, för vilka ändamål de behandlas och vilken laglig grund behandlingen stödjer sig på. Policyn innehåller också en redogörelse kring vilka som kan ha åtkomst till uppgifterna, våra rutiner för gallring, hur länge och vart dessa personuppgifter sparas samt dina rättigheter som registrerad. Vi på Hunter & Tailor ber dig att noga läsa igenom innehållet i integritetspolicyn eftersom den tillämpas vid all behandling av personuppgifter inom vår verksamhet. Integritetspolicyn gäller från och med den 25 maj 2018.

Innehåll

Relevanta begrepp/benämningar

Personuppgifter avser all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på denna typ av personuppgifter är namn, personnummer, e-postadress och telefonnummer m.m.

Personuppgiftsbehandling syftar till en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättning av personuppgifter, oavsett om den är automatiserad eller inte. Exempel på behandlingar av personuppgifter är insamling, registrering, lagring, radering etc.

Registrerad utgörs av den fysiska person som en personuppgift avser.

Vår behandling av personuppgifter/ Varför behöver vi behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter stödjer sig på vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda tjänster/vakanser inom de verksamhetsområden som utgör en viktig del i vår kärnverksamhet.

Vi på Hunter & Tailor har som rutin att varje rekryteringskonsult, som via telefon eller digital kanal har inlett en kontakt med dig och där du under samtalet har visat ett intresse för att påbörja ett vidare samarbete med oss, följer upp med ett e-postmeddelande där du får ta del av integritetspolicyn. Om vi på Hunter & Tailor är den första parten att initiera en kontakt via e-post eller telefon hänvisar vi alltid till integritetspolicyn, för att du som registrerad ska få nödvändig information om behandlingen av dina personuppgifter. Policyn går även att finna på vår hemsida.

Behandlingen av personuppgifter syftar till att vi på Hunter & Tailor ska kunna upprätta en affärsrelation/samarbete med dig samt att kunna hålla dig ständigt uppdaterad kring relevanta uppdrag/tjänster och skapa en profil m.m. För att vi ska kunna sammanställa denna profil samt kunna matcha dig som registrerad mot rätt typ av tjänst/vakans behöver vi samla in ett antal personuppgifter.

De personuppgifter vi behandlar är:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, boendeort m.m.
  • Nuvarande arbetsgivare
  • Nuvarande roll
  • Kön
  • Anteckningar/noteringar från telefonsamtal dig och oss emellan
  • Om du har befunnit dig i en rekryteringsprocess genom oss sparar vi information kring vilka händelser du genomfört i respektive rekryteringsprocess samt när i tiden dessa skett.
  • I vissa fall ålder

Personuppgifterna är nödvändigt för att kunna utföra följande behandling:

  • Kandidatprofil (bedömning av kompetens och erfarenhet)
  • Intresseanalys
  • Föreslå relevanta uppdragsförslag
  • Referenstagning
  • CV
  • Referenstagningar från tidigare alternativt aktuell arbetsplats
  • Konversationshistorik per mejl samt sms
  • Intyg gällande språkkunskap svenska vid behov/krav från kund

Behandling av personnummer

I de fall där vi på Hunter & Tailor behandlar personnummer gör vi det endast när ni har godkänt samtyckte muntligen eller skriftligen.

Referenspersoner

Hunter & Tailors behandling av referenspersonens personuppgifter stödjer sig på vårt berättigade intresse för att muntligt kunna kontakta lämnade referenser för att på så sätt genomföra väl underbyggda rekommendationer/kontroller för eventuell rekrytering gentemot kund. Under referenstagningarna kommer det även att ställas frågor kring sjukfrånvaro samt tecken på alkohol- eller drogmissbruk. Behandlingen av referensernas personuppgifter bygger även på en rättslig grund (avtal/rättslig förpliktelse). För att vi på Hunter & Tailor ska kunna uppfylla de krav som ställs i vårt ramavtal alternativt direktavtal gentemot våra samarbetspartners behöver vi inhämta samt spara personuppgifterna inom våra referenstagningar.

Hur sker behandlingen av dina personuppgifter? Vart sparas dina personuppgifter?

Vid en första kontakt kommer du som kandidat oftast i kontakt med en rekryteringskonsult som i sin tur är den person som samlar in dina personuppgifter. Det sker både via telefon och mejl. Samtliga uppgifter sparas sedan i vårt kandidathanteringssystem för att underlätta arbetet med att skapa en profil och matchning av uppdrag/vakanser. Vid en intresseanmälan via vår hemsida stödjer sig behandlingen av dina personuppgifter på det samtycke du har lämnat i samband med att du skickar in din intresseanmälan.

Vi på Hunter & Tailor har implementerat en rad säkerhetsåtgärder för att kontrollera att behandlingen av dina personuppgifter sker på ett säkert sätt och att de skyddas från olaglig tillgång, obehörig behandling och missbruk. Tillgången till verksamhetens system där dina personuppgifter sparas är bl.a. begränsade till Hunter & Tailors anställda, som inom ramen för sina arbetsuppgifter behandlar personuppgifterna. Samtliga anställda är utbildade inom GDPR och informerade om vikten av att på ett säkert och respektfullt sätt behandla personuppgifterna. Vi på Hunter & Tailor har även upprättat interna rutiner som reglerar användningen av lösenord. Det sker också kontinuerligt kontroller över våra system för att upptäcka eventuella sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

Vem har tillgång till uppgifterna?

Hunter & Tailor – Uppgiftsansvarig
Kunder – aktörer vars uppdrag det berör
Ponty Technology (vårt kandidathanteringssystem)
Pipedrive (vårt CRM system)
GoogleDrive

Vi har ingått skriftliga avtal med samtliga personuppgiftsbiträden som säkerställer att det grundläggande ändamålet är förenligt med de ändamål som vi på Hunter & Tailor har samlat in personuppgifterna. Avtalet säkerställer också att biträdena följer våra säkerhetskrav, begräsningar samt krav enligt EES.

Hur länge kommer personuppgifterna att sparas?

Gallring och radering

Vi på Hunter & Tailor kommer att spara dina personuppgifter för behandling av erfarenhets-/kompetensprofil, kontinuerliga uppdateringar av aktuella vakanser eller för framtida affärsrelation/samarbete. Om en affärsrelation/samarbete inte har utvecklats inom tio år, från det att första kontakten inleddes, kommer dina personuppgifter att raderas. Du som registrerad kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta en rekryteringskonsult hos oss, eller maila oss på info@huntertailor.com. Detta ska ske utan onödigt dröjsmål förutsatt att det inte föreligger någon rättslig grund för oss att spara någon/några uppgifter.

Vi på Hunter & Tailor arbetar kontinuerligt och systematiskt med att gallra personuppgifter som inte uppfyller ändamålet eller syftet med den grundläggande behandlingen.

Dina rättigheter som registrerad 

Vi på Hunter & Tailor är ansvariga för behandlingen av dina personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Du som registrerad har rätt till att:

  • Begära info om personuppgiftsbehandlingen (registerutdrag/rätten till tillgång)
  • Rättelse utan dröjsmål
  • Radering, rätten att bli ”bortglömd” (I de fall där det finns skyldigheter gentemot kund eller lagmässiga skyldigheter kan vi inte omedelbart radera vissa personuppgifter och därmed neka din begäran om radering.)
  • Rätten till begränsning av behandling
  • Rätt att göra invändningar
  • Dataportabilitet
  • Återkallelse av samtycke

Registrerade som funnits med i vårt nätverk före 2018-05-25

Hunter & Tailors behandling av dina personuppgifter stödjer sig på vårt berättigade intresse av att kunna upprätthålla och utveckla affärsrelationen med dig som registrerad och på så sätt kunna erbjuda aktuella tjänster anpassat efter dina önskemål/intresse. All information i denna integritetspolicy gäller även för dig som funnits i vårt nätverk före 2018-05-25.

Kontaktuppgifter

Vi på Hunter & Tailor hoppas att denna integritetspolicy besvarar dina frågor kring vår insamling, behandling, gallring samt arbete för att skydda dina personuppgifter. Om du har ytterligare frågor eller funderingar är du varmt välkommen att kontakta:


Jan Ebrell, VD Hunter & Tailor AB
Telefon: 010-179 02 00
E-post: jan.ebrell@huntertailor.com 

Alternativt ta kontakt med

Kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se

Postadress:
Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm

Bli kontaktad